Мастера и шаблоны
Ведение деловой корреспонденции связано с подготовкой типовых до-кументов, количество типов которых сравнительно ограничено, в редакторе Word для их использования используются Мастера и Шаблоны.
Шаблон представляет собой заготовку или пустой бланк, в котором нужно заполнить необходимые графы собственными данными. В шаблон можно занести (предварительно) текст, графику, стиль и др. В Word имеются шаблоны деловых писем, служебных записок, отчетов и др.
Мастер- это средство Word, программа, позволяющая в форме диалога за несколько шагов создать какой-либо документ с необходимой инфор-мацией, например календарь, газетный лист, ежедневник и др.
Для создания нового документа с помощью шаблона или мастера необ-ходимо:
1.В меню Файл выбрать команду Создать.
2.В открывшемся диалоговом окне в группе Создать установить переклю-чатель Документ.
3.В поле Создать выбрать Шаблон .
4.Нажать кнопку ОК.
При выборе шаблона на экране появится его форма, которую можно за-полнять своими данными.
При выборе мастера выдаётся последовательность диалоговых окон, ру-ководящих созданием документа.
Пример 1. Мастер бюллетеней помогает создать информационный бюллетень, содержащий несколько столбцов текста, рисунки, заголовки и пла-вающий текст. После создания бюллетеня в нем можно изменить размер шриф-та и другие параметры форматирования, а также добавить графические эффекты и рисунки, которые могут быть как черно-белыми, так и цветными. Кроме того, в бюллетене можно предусмотреть место для почтовых наклеек.
1. Выберите команду Создать в меню Файл.
2. Выберите вкладку Публикации.
3. Дважды щелкните значок Мастер бюллетеней.
4. Следуйте указаниям мастера.
Аналогично используются другие мастера (писем, факсов, …).
Если имеющиеся шаблоны не удовлетворяют пользователя, он может создать свои шаблоны на основе ранее созданных или на основе нового доку-мента.
Шаблон можно создать тремя способами:
1.Открыть существующий шаблон (они хранятся в файлах с расшире-нием .dot), сохранить его под новым именем, модифицировать его как обычный документ, затем сохранить уже изменённый документ.
2.Сохранить существующий документ в качестве шаблона командой Файл\Сохранить как, в поле Тип документа при этом установить Шаблон документа.
3.Создать новый шаблон командой меню Файл\Создать при установ-ленном флажке Шаблон.
Пример 2. Разработать шаблон фирменного бланка для писем.
Шаблоны писем хранятся в файлах Letter1.dot, Letter2.dot и Letter3.dot.
-выбрать команду меню Файл\Открыть,
-в списке Тип выбрать Шаблоны документов
-в поле Файл ввести или выбрать имя шаблона, взятого за основу при создании фирменного бланка (напр., Letter3.dot). На экране появится шаблон машинописного письма.
-сохранить письмо под другим именем командой Файл\Сохранить как.
-чтобы сделать из него фирменный бланк, нужно добавить «шапку» с логотипом фирмы, её адрес и телефон и разместить их в верхнем колонтитуле страницы:
-выбрать пункт меню Вид\Колонтитулы, экран примет вид:
---Верхний колонтитул первой страницы-----------------------------------------------------
| |
-в левой части колонтитула создайте кадр (нарисуйте рамку, нажав кнопку Надпись на панели Рисование), в котором разместите логотип (гото-вый рисунок Word или нарисованный с помощью панели инструментов «Рисо-вание»),
-правее логотипа наберите название, адрес и телефон фирмы,
-отформатируйте текст,
-к последнему абзацу текста добавьте обрамление снизу толстой лини-ей с помощью команды пункта меню Формат\Обрамление и заливка.
В некоторые виды документов полезно вставлять календарь текущего месяца, квартала, полугодия, года. Часто календарь печатается на обратной стороне рекламных документов. Вставка календаря на любой месяц с 1900 по 2100 год выполняется командой Вставка\ Объект, пояляется окно Вставка объекта, во вкладке Создание выбрать Тип объекта: Элемент Календарь, нажать клавишу ОК..
3. Контрольные вопросы и задание
1. Что называется шаблоном документа?
2. Что называется мастером?
3. Какие операции относятся к процессу "Форматирование"?
4. Какие параметры входят в понятие "Стиль"?
5. Как создать новый стиль?
6. Создать свой стиль (стиль Обычный в качестве базового не брать).
7. Разработать шаблон фирменного бланка для писем.
8. С помощью мастера бюллетеней создать бюллетень, содержащий несколько столбцов текста, рисунки и заголовки.
9. Вставить календарь на текущий месяц текущего года в разработан-ный бюллетень или письмо.
В отчёте по лабораторной работе, помимо названия, цели, порядка рабо-ты и выводов, должны быть письменные ответы на все вопросы, результаты выполнения п.п.6-9 должны быть сохранены на дискете.
